Como construir uma boa política de viagens corporativas?

Uma política de viagens deve sempre seguir a cultura organizacional de sua empresa. Não adianta tentar impor regras que não condizem com o ambiente de trabalho que elas não serão cumpridas.

Uma boa política de viagens respeita as regras pré estabelecidas dentro da empresa com relação a hierarquias, teto de gastos, parcerias estratégicas, fluxo operacional, entre outras.

O primeiro passo para a construção de uma boa política é entender o cenário atual de viagens em sua empresa:

  • – Quem viaja?;
  • – Por que viaja?;
  • – Com qual companhia aérea viaja?;
  • – Quando a passagem é adquirida X Data de embarque?;
  • – Qual a frequência desse tipo de viagem?

O segundo passo é entender os processos internos de solicitações:

  • – O próprio viajante aprova suas viagens?
  • – Se sim, para quem ele reporta seus gastos?
  • – Se não, quem aprova?
  • – O próprio viajante solicita suas viagens?
  • – Se não, quem solicita por ele?
  • – Quanto tempo demora desde a pesquisa até a emissão da passagem, considerando a passagem por todas as etapas definidas pela empresa para a aquisição?
  • – Existe uma análise de gastos por viajante?;
  • – Existe uma análise de gastos por departamento?
  • – Existem Centro de Custos por operação?

Esses 02 passos iniciais ajudarão no start para a modularização da política, definição de workflow e aplicação das métricas no sistema self-booking.

Depois de 01 mês de utilização alguns ajustes são necessários para melhor aplicação da política. Em 03 meses de política vigente, os relatórios certamente apresentarão savings altíssimos de até 50, 60% do que seria gasto sem uma política bem definida.

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