Confira tudo o que é necessário para fazer uma gestão bem-sucedida de viagens de negócios
Um dos maiores desafios das empresas hoje em dia é fazer de forma eficiente a gestão de suas viagens corporativas.
Isso acontece porque a maioria das empresas não possui profissionais especializados na gestão dessa iniciativa, o que gera transtorno para os colaboradores que estão viajando como representantes da empresa e também para a companhia, que acaba tendo gastos não planejados e dificuldades em seus controles.
Dessa forma, trazemos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre a gestão das viagens corporativas da sua empresa.
- O que é gestão de viagens corporativas?
Gestão de viagens corporativas são todos os processos criados na empresa para garantir que a experiência de viagens dos colaboradores em nome da organização funcione com qualidade e economia, sem onerar a empresa mais que o necessário e sem causar desconforto para os funcionários durante as viagens.
Assim, para garantir a boa gestão de suas viagens corporativas, é preciso criar processos, políticas e comunicações a fim de garantir que tudo o que envolve as viagens da companhia ocorra como planejado.
Mas como garantir essa boa gestão? Veja abaixo algumas dicas de como facilitar o controle de suas viagens.
- Estabelecer uma política de viagens corporativas
A gestão de viagens da sua empresa começa pelo desenvolvimento e aplicação de uma política de viagens corporativas.
Nesta política, devem ficar claras quais diretrizes devem ser seguidas por qualquer colaborador que for viajar em nome da organização desde o início do processo, com a solicitação da viagem, até o fim, com entregas de recibos para reembolso. É importante dar orientações para garantir que a viagem ficará dentro dos custos projetados pela empresa sem detrimento da qualidade necessária para o funcionário.
Alguns exemplos do que deve estar previsto neste documento são a antecedência que deve ser obedecida para o pedido da passagem, valores de diárias de hotel, valores para alimentação e outros custos, quais serão os aprovadores do processo, entre outros.
- Checklist de viagem
Fazer uma viagem a trabalho pode ter tantas definições que o processo pode ficar confuso para o colaborador e causar transtornos, além de tirar dele o foco da finalidade da viagem, seja ela uma reunião com clientes ou um evento da área em que a empresa atua.
Dessa forma, é importante fazer um checklist de todo o processo para que o funcionário se oriente e a empresa garanta que todos os fluxos e necessidades estão sendo atendidos.
Esse checklist pode contemplar inclusive determinados materiais básicos que o viajante tem que levar na mala, como documentos, materiais institucionais e outras necessidades que a empresa entender pertinentes.
- Regras de reembolso
Definir e deixar bem claras as regras de reembolso são tarefas das mais importantes na gestão de viagens corporativas. Elas deixam pouco espaço para surpresas com custos não projetados pela empresa e desnecessários para a boa experiência do colaborador.
Nessas regras, é importante citar quais os valores que a empresa reembolsará e também quais valores a empresa não cobre.
Os valores devem ser pautados pelo que a companhia espera em relação aos gastos com viagem e sua previsão deve ser bem detalhada, contemplando inclusive um gasto de emergência, para evitar qualquer tipo de mal-estar na relação com o colaborador.
- Comunicação com os colaboradores
Além do desenvolvimento da política de viagem da empresa, é muito importante garantir que todos os colaboradores conheçam e apliquem as orientações.
Dessa forma, além de definir os processos das viagens corporativas e documentar a política, é preciso comunicar oficialmente as regras para todos os colaboradores.
Isso pode ser feito através de comunicação formal, como a enviada por e-mail, e pedido de forma ativa pelo aceite dos funcionários, mas também é preciso que haja treinamentos com todos colaboradores.
- Pesquise os destinos
É importante sempre pesquisar o destino da viagem para entender a logística até o local e também para passar informações que auxiliem o colaborador na dinâmica da viagem.
Nesta pesquisa, verifique quais locais o colaborador vai visitar e onde ficará hospedado para entender se o custo e o tempo de deslocamento não afetarão a finalidade da viagem.
Além disso, é importante garantir o bem-estar do funcionário, certificando-se de que o local de estadia é seguro e que haverá opções para alimentação e outras necessidades nos arredores.Também é interessante incluir na pesquisa o deslocamento para o aeroporto na chegada e saída e como isso pode afetar os horários dos voos.
Para finalizar, na pesquisa a ser compartilhada com o colaborador pode-se dar dicas de restaurantes que tenham pratos dentro do valor estipulado para almoço e jantar, além de dicas de locais para ele visitar durante os horários de folga, demonstrando que a empresa se importa com o bem-estar geral dele durante a viagem.
Contratar uma agência de viagens corporativas é um ótimo caminho para garantir o melhor nível de serviço com o menor custo.
A Blue Gate tem o know how para fazer todos os fluxos da viagem e garantir os melhores preços em todo o processo. Por meio de diversas parcerias com companhias aéreas, redes de hotéis, empresas de transporte corporativo, espaços de reunião e coworkings, é possível oferecer os melhores preços em todas as pontas da viagem.
Além disso, temos serviço 24 horas, sete dias por semana, garantindo que o colaborador seja atendido em eventual emergência durante percurso e estadia. Entre em contato conosco! Ficaremos felizes em atendê-lo.
- Utilize sistemas automatizados
As planilhas manuais tomam muito tempo e dão pouca visibilidade ao todo na gestão do turismo corporativo. Para que seus funcionários poupem o tempo da empresa e possam se concentrar nas questões estratégicas, invista em ferramentas automatizadas.
O sistema de Self-Booking da Blue Gate simplifica a organização dos processos e centraliza compras, fluxos de aprovações, administração de despesas e reembolsos, entre outros. O sistema segue os parâmetros definidos pela política de viagens de cada empresa, assim, a política será sempre seguida nas utilizações da ferramenta, tendo como resultado mais segurança e economia.
- Gere relatórios
Utilize suas ferramentas de gestão e projeções de custos para sempre gerar relatórios de gastos e comparar com o que foi planejado. Dessa forma, você vai conseguir balizar se suas projeções estão corretas e calibrar para fazer planejamentos mais assertivos para a sua gestão de viagens corporativas.
Além disso, esses relatórios vão te ajudar a não perder o controle dos gastos em relação à verba destinada no PnL (Profit and Loss Statement ou demonstrativo de Lucros e Perdas) da empresa e, dessa forma, não ter nenhuma surpresa ao fim do ano fiscal.
A adoção do sistema de Self-Booking da Blue Gate garante essa facilidade. O sistema permite a criação automatizada de relatórios gerenciais que aumentam a transparência e facilitam a tomada de decisões, tanto durante as viagens quanto para os próximos planejamentos. É possível acompanhar em tempo real quais departamentos têm mais gastos com viagens, quais centros de custos mais viajam, savings, entre outros.
- Defina entregas da viagem
Toda viagem corporativa deve ter uma finalidade bem definida e descrita ao colaborador que vai utilizar esse recurso.
Dessa forma, sempre que for aprovada uma viagem, alinhe com o seu colaborador quais os objetivos atrelados a essa iniciativa e quais entregas são esperadas dele durante todo o processo.
Isso é importante para conseguir cruzar os custos da viagem com o retorno que ela deve gerar e se o objetivo da companhia está sendo atendido nessas viagens.
NÓS DA BLUE GATE AUXILIAMOS VOCÊ EM TODO ESSE PROCESSO.
Se sua empresa não tem expertise em viagens corporativas, é importante contar com parceiros que auxiliem nessa jornada. Assim você não perde tempo e dinheiro em uma iniciativa que não é a finalidade da empresa.
Entre em contato conosco e saiba como podemos te ajudar na gestão das suas viagens corporativas!
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