Confira dicas para otimizar os processos do turismo corporativo e gerar ainda mais economia de tempo e dinheiro para a companhia
No delicado trabalho de definir orçamentos para as viagens de negócios, buscar cotações, acompanhar despesas, efetuar reembolsos, manter controle dos gastos e analisar todas as movimentações, há muito espaço para afinar os processos e, se necessário, reformulá-los de maneira estratégica.
Se a sua empresa já faz o básico na hora de organizar uma viagem de negócios, é hora de começar a elevar o nível do gerenciamento. Confira as dicas da agência de viagens corporativas Blue Gate para otimizar os processos na sua empresa e, caso precise de apoio, entre em contato conosco. Teremos prazer em atendê-lo!
- Revise a política de viagens
Ponto de partida do gerenciamento de viagens corporativas, a política de viagens da sua empresa precisa estar completa e alinhada com a cultura da organização, além de ser amplamente conhecida pelos funcionários que estarão sujeitos a ela.
Nesse documento, precisam estar definidos com clareza assuntos como os critérios para a contratação de uma viagem corporativa, as responsabilidades do viajante, uso do cartão corporativo e outros meios de pagamento, limites diários de gastos, regras para reembolso, fluxos de aprovação entre outros. Essas questões devem ser reapresentadas e discutidas com o departamento financeiro, juntamente com os líderes dos departamentos contemplados por elas.
A meta é desenvolver uma política tão completa quanto possível e que seja, ao mesmo tempo, descomplicada, para garantir a segurança na tomada de decisões e facilitar as viagens futuras.
- Defina os responsáveis pelos processos
Cada ponto do gerenciamento deve estar sob os cuidados de algum responsável – seja dentro da empresa, seja em uma agência de viagens corporativas, e deve passar pela aprovação de superiores e gestores. O fluxo de aprovações deve estar contemplado na política de viagens e, caso a Blue Gate seja a sua parceira, é possível centralizar o controle desta e de todas as outras etapas da viagem em um sistema online, que mostra, em tempo real, todas as informações relevantes para a gestão.
- Invista nas automações
Para que o foco dos funcionários da sua organização esteja nas questões estratégicas das viagens corporativas, as planilhas manuais devem ser superadas. Em uma ferramenta como o sistema de Self-Booking da Blue Gate, é possível simplificar a organização dos processos e realizar toda a automação necessária para as compras, fluxos de aprovações, lançamento e administração de despesas e reembolsos.
O sistema é parametrizado de acordo com o que foi definido pela sua empresa, portanto, as regras da política de viagens serão aplicadas em todo o processo, gerando mais economia e segurança.
- Otimize a geração de relatórios de controle
Só o que pode ser medido pode ser melhorado, como nos ensinam os cânones. Mensurar para embasar a tomada de decisão é, assim, fundamental para aperfeiçoar a política de viagens da empresa e economizar cada vez mais.
Para que isso ocorra na prática, é importante ter fácil acesso aos relatórios, que também precisam ser concisos e confiáveis.
A adoção do sistema de Self-Booking da Blue Gate garante essa facilidade. O sistema permite a criação automatizada de relatórios gerenciais que aumentam a transparência e facilitam a tomada de decisões, tanto durante as viagens quanto para os próximos planejamentos.
Nesses relatórios, é possível acompanhar quais departamentos têm mais gastos com viagens, quais viajantes não seguem a política da empresa, quais centros de custos mais viajam, entre outros. Todas as informações ficam registradas no sistema, ao alcance da empresa, em tempo real e em uma interface agradável e fácil de se usar.
- Olho nos detalhes
Alinhar todo o processo do turismo corporativo, desde a decisão sobre a necessidade da viagem até o retorno do colaborador e subsequentes prestações de contas, é um trabalho repleto de detalhes, onde podem morar vários custos invisíveis.
Esses custos absorvem parte do orçamento da empresa sem que sejam previstos ou controlados, justamente por serem difíceis de detectar e mensurar. Assim, é muito importante atentar para os detalhes do gerenciamento, avaliando se há excesso de burocracia, ocorrência de retrabalhos, colaboradores desmotivados ou sobrecarregados e sistemas mal utilizados, por exemplo.
Aqui a agência de viagens corporativas cumpre mais um papel de visão externa e consultoria para melhorar a eficiência do gerenciamento, agilizando e aperfeiçoando os processos.
Se sua empresa não tem expertise em viagens corporativas, é importante contar com parceiros que auxiliem nessa jornada. Assim você não perde tempo e dinheiro em processos que não são a finalidade do seu negócio.
A Blue Gate auxilia empresas em todas as necessidades relacionadas a viagens corporativas e sua gestão. Entre em contato conosco!
Facebook:
Todos os detalhes contam na organização de uma viagem corporativa
LinkedIn:
Se a sua empresa já faz o básico na hora de organizar uma viagem de negócios, é hora de começar a elevar o nível do gerenciamento.
