Prepare-se para evitar imprevistos e gerar mais lucratividade para a empresa com o turismo corporativo
As viagens corporativas já fazem parte da rotina de muitas empresas e seus benefícios são indiscutíveis, mas é preciso tomar algumas precauções para evitar erros e utilizar devidamente o tempo e o dinheiro da organização.
Confira as dicas da nossa equipe para a organização de viagens de negócios:
- Planejar com antecedência
O tempo é um grande aliado do gestor de viagens e isso não é diferente nas viagens corporativas. Detalhar as demandas com calma leva a melhores decisões, favorece a compra de passagens e reservas de hotéis com preços mais baixos e deixa uma “folga” para resolver imprevistos, até para mesmo compensar os eventuais gastos extras em outras demandas, mantendo-se no orçamento.
- Considerar o custo-benefício
O orçamento costuma ser o maior determinante das viagens e equilibrar os gastos com o conforto do colaborador é um grande desafio. Além disso, o investimento na viagem corporativa é estratégico e precisa fazer sentido em relação ao benefício que ela trará.
Para aumentar o lucro nessa relação, o primeiro passo é definir os custos e fazer o possível para diminuí-los, sem colocar em risco a segurança da pessoa que viaja ou mesmo dificultar o cumprimento do objetivo da viagem – seja ele o comparecimento a um evento, execução de projeto de campo, visita a clientes ou fechamento de negócios.
Destinar uma porcentagem do orçamento total para imprevistos e emergências também é importante para amparar o colaborador que viaja. Caso não haja intercorrências, o valor deverá ser poupado e posteriormente devolvido à empresa. Os reembolsos também devem ser estimados nesse momento do planejamento e as diretrizes devem vir da política de viagem da empresa.
- Fazer uma checklist
Levando em conta o objetivo, o destino e o tempo necessário da viagem, faça uma checklist de despesas básicas, como:
- passagens aéreas ou terrestres;
- hospedagem;
- deslocamentos entre aeroporto, hotel e locais de trabalho;
- alimentação;
- comunicações (telefonia e conexão à internet);
- seguro viagem;
- provisão para emergências.
- Conhecer a política de viagens da empresa
Na sua companhia todos os cargos têm as mesmas obrigações e vantagens durante os deslocamentos? Quais são as despesas reembolsáveis? Quais as formas de comprovação de gastos e prazos para entrega?
A política interna de viagens de uma empresa é um documento que dá todas essas orientações, estabelecendo processos e esclarecendo os direitos e deveres dos funcionários que farão deslocamentos para representar a organização. Saber essas diretrizes é, portanto, fundamental para evitar desgastes desnecessários.
Caso a sua empresa ainda não tenha elaborado este documento, entre em contato com os nossos especialistas. Ajudamos a definir os parâmetros para as suas necessidades de forma concisa e de acordo com a cultura do seu empreendimento.
- Buscar apoio em uma agência de viagens corporativas
Algumas empresas têm departamentos específicos para fazer acordos com companhias aéreas e demais fornecedores, mas, se esse não for o caso da sua companhia, vale a pena contratar uma agência de viagens corporativas para lidar com esse delicado gerenciamento. Nós, da Blue Gate, oferecemos aos clientes parcerias estratégicas com fornecedores globais, consultoria para otimização e redução de custos em até 40% e serviço emergencial 24 horas, sete dias por semana. Teremos prazer em atendê-lo!
- Fazer controle de demandas e despesas
Para um gerenciamento de sucesso de viagens de negócios, não basta fazer a estimativa de despesas: é necessário também acompanhar de perto os custos e controlá-los por meio de um sistema previsto no processo. Organizar todos os detalhes da viagem em planilhas e orientar para que os comprovantes sejam fotografados e salvos na nuvem no ato do recebimento, por exemplo, ajudam na hora de comparar o que foi planejado com o que foi efetivamente gasto.
Desenvolver relatórios gerenciais a partir dessas informações fundamenta a visão sobre o sucesso ou não da viagem e facilita a tomada de decisões para os próximos gerenciamentos, auxiliando na otimização dos processos internos da empresa.
