O turismo corporativo traz mais oportunidades para a empresa, mas é preciso manter as despesas sempre sob controle
Viagens corporativas podem se tornar uma linha importante de custos, dependendo do porte da empresa e das necessidades de viagens corporativas a serem feitas. Especialmente em organizações de pequeno porte e startups, as despesas podem influenciar diretamente nos resultados e muitas vezes fazer diferença no fim do ano.
Por isso, listamos algumas ações que você pode tomar em sua companhia para controlar e reduzir os custos com viagens corporativas: Ter uma política de viagens corporativas
Para economizar no turismo corporativo, é muito importante desenvolver uma política de viagens e reforçar para que ela seja seguida continuamente por todos os colaboradores.
A política deve ser bem clara para garantir a qualidade e o controle de custos sobre as viagens feitas em nome da empresa. Para tanto, é importante que no documento estejam contempladas algumas regras:
- Reserva de passagens: é preciso definir uma antecedência mínima para a reserva de passagens, pois, normalmente, quanto mais próximo da data da viagem, mais caras elas ficam;
- Adiantamento em dinheiro: definir se é possível prover adiantamento em dinheiro para a viagem e, em caso positivo, qual o valor máximo. Também é preciso aqui regulamentar as justificativas;
- Apresentação de recibos/notas de gastos: deixar claro que é necessário justificar os gastos durante a viagem e citar quais comprovantes são aceitos pela empresa;
- Controle de utilização de veículo corporativo e combustível: regulamentar a utilização do carro da empresa e também os valores de reembolso de combustível;
- Diárias com alimentação: definir valores de diárias para alimentação e outros custos eventuais durante a viagem;
- Atuação da agência de viagem: quando a empresa utiliza uma agência para operacionalizar as viagens, devem ser citados na política os canais de contato e como devem ser feitas as solicitações junto à parceira.
Lembre-se de que a política de viagens corporativas deve ser um instrumento para garantir uma viagem tranquila ao colaborador com os melhores custos para empresa. Logo, é importante se dedicar para deixar a política tão explicativa quanto possível.
Nós da Blue Gate somos especialistas e temos grande know how para elaborar políticas de viagens corporativas concisas e customizadas para as necessidades de cada organização. Todas as regras definidas e aprovadas são inseridas no nosso sistema de self-booking e, a partir de então, cada passo do processo seguirá os parâmetros definidos pela sua empresa, assegurando maior economia. Entre em contato!
Utilizar aplicativos de transporte
Hoje já é tendência nas grandes empresas adotar contas corporativas em aplicativos de transporte como Uber, 99, Cabify etc…
Isso acontece porque, além de os valores das corridas nesses aplicativos ficarem abaixo do custo de outros meios mais tradicionais, a oferta de motoristas é abundante e a empresa consegue ter acesso ao histórico de todas as viagens feitas pelo colaborador, além de definir um limite de custos.
Adotar cartões corporativos
Uma prática muito utilizada pelas empresas para controlar os custos é a utilização de cartões corporativos. Por meio deles, é possível definir limites de gastos e ter controle sobre o destino dos pagamentos.
Nesse caso, é importante
deixar claro para os colaboradores para quais finalidades eles podem utilizar o
cartão e quais os limites desse uso.
Ter uma agência parceira
Estruturar viagens corporativas é uma iniciativa que demanda muito esforço e conhecimento, o que pode gerar diversos gastos com horas trabalhadas, implementações de sistemas, negociações com empresas de transporte e companhias aéreas, além de toda a operação para colocar tudo isso em prática.
Com a contratação de agências de viagens corporativas, é possível economizar ao menos 30% em relação a operações independentes, pois, além do conhecimento que acelera todo o processo, elas também possuem diversas parcerias com os fornecedores, que facilitam as interações e cortam custos.
Se você está buscando diminuir custos com as suas viagens corporativas, fale com a Blue Gate. Nós temos os melhores profissionais e parcerias para assegurar que você vai ter o menor custo possível, os melhores processos a melhor experiência nas viagens corporativas dos seus colaboradores.
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Os custos das viagens corporativas podem pesar no orçamento se a empresa não utilizar essas estratégias
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A estratégia é a chave para reduzir custos nas viagens corporativas
