Listar custos previsíveis, variáveis e para eventuais emergências é fundamental
Um dos pontos mais importantes a se considerar quando sua empresa está fazendo o planejamento de custos e desenvolvendo a política de viagens corporativas é qual será o valor de diária a ser disponibilizado para o colaborador cobrir custos como almoço, transporte e uma eventual emergência durante a viagem.
Mas com isso vem a dúvida: como calcular o valor das diárias de viagens de forma correta e mais próxima da realidade?
Vamos trazer nesse artigo o que você deve considerar ao calcular as
diárias de viagens da sua empresa.
O que são diárias de viagens corporativas?
Basicamente são valores fornecidos aos funcionários por dia para cobrir todos os custos que este terá durante suas viagens a trabalho, representando a empresa.
Essas diárias podem contemplar desde custos mais básicos como transporte, hotel, alimentação e custos extras até algumas despesas de última hora como algum material de apresentação danificado durante a viagem. Todas essas questões devem estar registradas em uma política de viagens corporativas.
Quais tipos de diárias são utilizados normalmente?
Existem dois tipos mais comuns para pagamento de diárias de viagens.
O primeiro é fazer um adiantamento em dinheiro para o colaborador e este utiliza desse valor para cobrir seus custos, fazendo no fim da viagem o ajuste de contas com o departamento financeiro, apresentando notas e devolvendo um eventual valor que restou da verba fornecida.
Outro formato utilizado é o reembolso, no qual o funcionário utiliza do
próprio dinheiro para cobrir os custos durante a viagem e depois, ao apresentar
notas e recibos para a empresa, recebe o valor gasto de volta. Neste caso, é
importante deixar clara a política em relação a reembolsos e detalhes como os tipos
de valores reembolsáveis e qual o prazo para a empresa fazer o pagamento.
Como fazer o cálculo da diária de viagem para colocar em minha política de
viagens corporativas
O primeiro passo para fazer essa estimativa é entender o que vai estar incluído na diária, tendo em vista que, caso a empresa contrate uma agência de viagens corporativas, os investimentos em passagem, hotel e transporte corporativo podem ser feitos via agência parceira.
Especifique todas as despesas
Depois de entender quais são os custos que entrarão na diária, especifique todos eles com detalhe. Alguns deles são:
- Traslado (táxi, transporte por aplicativo, carro alugado etc);
- Alimentação;
- Seguro viagem;
- Materiais;
- Brindes e presentes;
- Auxílio combustível e passagens, quando for o caso.
É interessante listar as despesas em um sistema para depois relacionar os valores e calcular a média de gastos.
Média de gastos
Com a definição dos gastos possíveis, é importante fazer um levantamento da média de custos de cada uma das demandas.
Alguns custos são mais fáceis de entender, como aqueles que podem ser cotados online (passagens, seguro viagem) ou simulados (transporte no destino via aplicativos, por exemplo). No entanto, alguns outros custos são mais difíceis de se determinar, como alimentação, materiais, brindes etc. Nesses casos, é interessante fazer um levantamento com base em viagens passadas da empresa, calcular uma média desses custos e definir uma variação para cima e para baixo. Na estimativa, considere sempre o valor superior para evitar surpresas.
Finalize a definição dos custos
Com tudo listado, você deve fazer os cálculos e conseguir definir as médias de custos para viagem.
É importante agora separar principalmente os custos que são variáveis como passagens, que mudam de acordo com a viagem, dos custos que têm uma certa previsibilidade, como é o caso de custos de alimentação, que não vão se alterar muito de cidade para cidade. Também defina se os valores serão os mesmos para todos os cargos – diretores terão o mesmo que teto para alimentação que os demais colaboradores? Haverá distinção para classe econômica, executiva ou primeira classe?
Também é necessário considerar os direitos trabalhistas para eventuais horas extras e elaborar acordos com funcionários em cujo contrato de trabalho não estejam previstas as viagens corporativas.
A partir desses valores, você deve definir a média de custos diários a serem gastos pelos colaboradores e deixá-la documentada em sua política de viagens corporativas.
Mas atente que é sempre importante ter uma flexibilidade, ou seja: o
ideal é definir um custo máximo que consiga atender na maioria dos casos mas
que, em uma eventualidade, o colaborador consiga justificar um custo acima do
esperado.
Documente tudo e guarde todos os relatórios
Com todos os custos definidos, é muito importante garantir que o colaborador traga sempre todos os recibos da viagem e preencha um relatório de custos, que deve ser arquivado pela empresa.
Isso deve ser feito tanto para justificativa em relatórios de despesas da companhia quanto para gerar aprendizados e para que, na revisão das políticas, haja dados para calcular novamente as médias e conseguir ser mais assertivo nas previsões.
Conte com especialistas
É fundamental contar com apoio especializado para calcular seus custos com diárias de viagens. Dessa forma, você evita surpresas e custos não esperados para sua organização.
Ao contratar uma agência de viagens corporativas, você vai ter o apoio de uma empresa que já tem todos os custos mapeados e uma gama de dados e ferramentas para auxiliar na previsão desses custos para os mais diversos fins, além de parcerias que podem gerar uma economia de ao menos 30% em relação a uma gestão independente.
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