Representar a empresa fora da sede é um desafio, mas pode ser também uma oportunidade proveitosa para o colaborador
Uma vez escolhido para ser o representante da companhia em uma reunião de negócios ou em um evento, o desafio está posto. É preciso cumprir o objetivo da viagem ao mesmo tempo em que lida com circunstâncias fora do cotidiano: tempo de deslocamento alterado, falta de familiaridade com os arredores, preocupação de não esquecer um equipamento ou material de divulgação.
Caso a sua empresa tenha um departamento específico ou conte com a parceria de uma agência de viagens corporativas, várias dessas questões são transferidas e o colaborador que viaja poderá focar nos resultados e na situação que motivou o deslocamento.
Para aproveitar ainda mais o tempo investido na viagem, coloque em prática estas dicas:
Defina cuidadosamente os compromissos
Tenha em mente os objetivos estabelecidos pela companhia e monte sua agenda de acordo com essas metas. Registre os compromissos, o tempo de deslocamento e os contatos dos participantes no papel ou em um aplicativo (de preferência algum que sincronize entre todos os seus dispositivos – celular, computador, tablet).
Deixe sempre uma margem de tempo para imprevistos e, depois, defina em quais períodos terá tempo para descansar e conhecer o local que visitará.
Pesquise o destino com antecedência
Depois de entender quais atividades terá e em qual região ficará hospedado, pesquise sobre os arredores, veja se há pontos interessantes por perto e qual é o tempo de deslocamento, além das condições climáticas. Confira a conveniência dos passeios e quais lugares poderá visitar no tempo livre planejado.
Faça um checklist
Evite imprevistos fazendo um checklist de tudo o que é necessário levar.
- Documentos pessoais (habilitação, passaporte, carteira do plano de saúde);
- Cartões de crédito pessoais e corporativo;
- Valor em espécie;
- Telefone pessoal e da empresa;
- Notebook e tablet;
- Carregadores;
- Pen drives;
- Cartões de visita e outros materiais corporativos;
- Dados e informações sobre a viagem impressos (passagem, estadia, seguro viagem);
- Presentes ou brindes para os clientes;
- Remédios para uso pessoal entre outros.
Faça uma mala inteligente
Considere o tempo que ficará fora e repasse os deslocamentos que fará. Provavelmente terá de carregar a bagagem pelo aeroporto, por elevadores, escadas e, eventualmente, por um evento como feira ou congresso. Assim, é importante priorizar a praticidade.
Caso a viagem seja de até cinco dias, um item pessoal (bolsa, pasta ou mochila que caiba abaixo da poltrona da aeronave) mais uma mala de mão (carry-on pesando até 10 kg) podem ser suficientes. Para otimizar o espaço, organize da seguinte forma:
Separe as roupas de acordo com os compromissos e tente levar peças e sapatos de cores neutras ou que combinem o máximo entre si;
Enrole as peças que não amarrotam e coloque-as no fundo da mala. Coloque por último e por cima das demais peças aquelas com tecidos mais delicados, como camisas sociais;
Use as peças mais pesadas (como um casaco, caso seja necessário) durante o percurso. Assim, você pode usá-las novamente no destino economizando no peso da mala;
Deixe separados em uma bolsa, mochila ou maleta de mão os documentos, notebook, cabos, alguns itens básicos de higiene pessoal e uma muda de roupas.
Adiante o que for possível
Durante a espera no aeroporto ou mesmo no voo e no deslocamento até o local de estadia é possível atacar algumas tarefas, por exemplo, estudar as apresentações que fará durante a viagem. Usar esse período que tende a ser improdutivo pode render mais tempo para aproveitar o destino, seja caminhando até o almoço para curtir a nova paisagem ou passando por um ponto turístico no fim das obrigações do dia.
Mantenha a produtividade e o profissionalismo
Mesmo longe da empresa, é necessário ter sempre em mente que o trabalho é a prioridade. Para seguir atendendo aos objetivos da companhia, atente para estas questões:
Nunca saia sem o smartphone, porque ele é o elo com a chefia e com os colegas que estão na empresa, além de ser a principal ferramenta para a organização das atividades. Ficar indisponível durante uma viagem corporativa pode deixar uma impressão negativa, por isso cheque a disponibilidade de redes wi-fi e da sua conexão móvel. Levar o carregador sempre consigo também é uma boa ideia;
Tenha os principais documentos e arquivos salvos na nuvem para agilizar o fluxo de trabalho;
Expanda sua rede de contatos, mas não abuse do networking pessoal, principalmente entre potenciais clientes e/ou investidores;
Mantenha a postura profissional também nas horas de folga. Lembre-se de que você está viajando em nome da empresa e será visto como a personificação do negócio que representa;
Não se exceda na bebida e alimentação, mesmo durante a agenda noturna. Priorize dormir bem para manter a disposição e o rendimento necessários durante a viagem.
Fique um pouco mais
Verifique com a sua empresa a possibilidade de esticar a viagem pelo fim de semana e pagar com os próprios recursos pelos dias a mais de estadia.
Lembre que conhecer um pouco da cultura também é relevante para construir relações com os clientes locais e viver experiências diferentes ajuda a aumentar a produtividade e motivação, desde que não haja prejuízo à agenda empresarial.
